[Freelance Care] Comment organiser son temps pour être moins stressé·e
Et au passage éviter de se griller.
À près d’un mois et demi de la fin de l’année, comment tu te sens ?
De mon côté, je butte à la butternut rôtie - désolée pour ce jeu de mots bancal - et j’essaie de ne pas me noyer dans le boulot. En ce moment, je planifie déjà 2024 !
Oui, nous ne sommes qu’en novembre ! Mais l’anticipation est la clé de l’organisation. D’ailleurs, je suis très émue de te rédiger ce numéro parce que je viens de très très loin. Je me suis longtemps perdue dans des organisations très bancales.
Après avoir exploré diverses méthodes sans grand succès, je n'ai (toujours !) pas de recette magique, mais j'ai réussi à mieux évaluer ma charge de travail et à respecter mes délais. Voici une compilation des astuces qui m'ont aidée à remonter la pente.
➡️ Au programme :
Être réaliste : tracker son temps
Non négociable : time blocking is everything !
Découper les projets par tâche
Savoir dire non
Faire un mix des méthodes traditionnelles
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PS : La team Freelance Care sera sur place, notamment avec Abel Biver (CEO de Nostrum Care) qui interviendra sur le sujet “le bien-être des freelances” le lundi 20 à 10h !
Et c’est parti pour reprendre le programme de cette édition :
⏰ Astuces et outils pour maîtriser son temps
1️⃣ Être réaliste : Tracker son temps
Si tes to-do lists semblent interminables et que tu finis par des nuits blanches, il est temps d'agir. Voici quelques quick wins pour sortir de cette spirale infernale :
Commence par un audit du temps passé sur chaque tâche, mission ou activité.
Collecte des données fiables pour remplir un agenda basé sur la réalité. Par exemple, on peut croire qu’une publication LinkedIn peut prendre "juste 15 minutes vite fait" et en fait ça te prend 45 minutes.
Reco 🧰 : Utiliser des outils de suivi du temps comme Toggl, Clockify, RescueTime.
2️⃣ Time blocking is everything !
Pour t’assurer de ne rien manquer et tout coordonner, je te conseille (vivement !) de tout mettre - absolument tout doit figurer - ton agenda. Pour plus de clarté, je te suggère aussi un code couleur pour te retrouver entre différents projets, par niveau de priorisation, etc. Je te laisse faire ta tambouille !
Reco 🧰 : Utilise des outils comme Google Calendar, Outlook, ou le calendrier de ton téléphone.
Conseil bonus 🎁 : Utilise la fonction "tâche" pour préciser ce que tu veux réaliser pendant tes moments de concentration.
3️⃣ Découper les projets par tâche
Quand tu as un gros projet, détaille chaque étape pour avoir une vision réaliste de la faisabilité et du temps nécessaire. Évite de t'engager sur un rendu dans deux semaines quand il te faut plutôt trois mois. Quand tu as bien évalué la charge de travail, je t’invite à organiser des tâches par ordre de priorité en utilisant la matrice d'Eisenhower décomposée en quatre piliers.
Voici un exemple pour t’aider à faire le tri.
Urgent et important : Tu dois agir immédiatement.
👉 Exemple : Une réunion importante dans une heure, un problème urgent qui nécessite une résolution immédiate.
Non urgent mais important : Tu dois planifier
👉 Exemple : Planifier du temps pour l'apprentissage continu, travailler sur des projets à long terme, investir dans des relations professionnelles.
Urgent mais non important : Tu dois déléguer si possible.
👉 Exemple : Des demandes qui semblent urgentes mais ne contribuent pas significativement à tes objectifs à long terme.
Non urgent et non important : Tu dois éliminer ou minimiser.
👉 Exemple : Activités non productives comme la navigation sur les réseaux sociaux sans but, des tâches triviales.
Reco 🧰 : Notion, Asana, Jira, Monday, Trello, Todoist, Asana, Eisenhower Matrix.
4️⃣ Savoir dire non
Tout est bien ficelé, tu as les bons outils. Tu as encore un dernier challenge à relever. D’ailleurs, je fais mon mea-culpa : j’ai encore une grande marge de progression, même si j’ai plutôt bien progressé ces derniers temps.
Dire non ou décaler à plus tard est une preuve de maturité qui soulage ta charge mentale. J’ai aussi observé qu’on dit oui à tout quand on n’a pas les idées claires. J’utilise pas mal d’outils de mind mapping pour clarifier ma pensée.
Reco 🧰 : XMind, Excel, Notion.
5️⃣ Faire un mix des méthodes traditionnelles
J’ai testé plein de trucs, mais pour le day to day, j’ai encore un coup de cœur pour le format papier. En complément des outils numériques, tu peux tester le bullet journal (qui n’a pas marché chez moi !), l’agenda papier. Je suis redondante, mais la méthode parfaite n’existe pas. LA bonne organisation est celle qui te correspond. Et laisse-toi le temps de trouver le bon dosage.
En suivant toutes ces astuces, j’espère que tu pourras non seulement mieux gérer ton temps, mais aussi réduire ta charge mentale et le stress lié au surmenage !
Qu’est-ce qu’il se passe du côté de Freelance Care en novembre ?
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